Friday, February 4, 2011

SISTEM PENGURUSAN FAIL BERKESAN

SISTEM PENGURUSAN FAIL BERKESAN

100 - 15 Kemudahan Komunikasi

Meliputi mengenai perkhidmatan pos/kurier/telefon, mesin faksimili, buku kiriman/pendaftaran surat, panduan alamat/poskod, setem, persidangan video, mesin franking dan sebagainya.


100 - 15/1 : Perkhidmatan Pos

100 - 15/2 : Perkhidmatan Telefon

100 - 15/3 : Perkhidmatan Kurier

100 - 15/4 : Persidangan Video



100 - 16 Piawaian dan Kualiti

Meliputi pengkajian, penggubalan dan pelaksanaan piagam pelanggan, ISO, KPI, KMK, MPK, Fail Meja dan sebagainya.


100 - 16/1 : Piagam Pelanggan

100 - 16/2 : MS ISO

100 - 16/3 : Manual Prosedur Kerja (MPK)

100 - 16/4 : Kumpulan Meningkat Mutu Kerja

(KMK)

100 - 16/5 : Keberhasilan (NKRA)

100 - 16/6 : Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

100 - 16/7 : Pelan Integrasi Nasional (PIN)

100 - 16/8 : 5 S



100 - 17 Keselamatan Perlindungan

Meliputi berkenaan keselamatan pejabat, pegawai keselamatan jabatan/ICT, buku arahan keselamatan, arahan keselamatan jabatan, kursus/taklimat/ceramah perlindungan keselamatan, keselamatan fizikal/ dokumen/bahan.


100 - 17/1 : Arahan dan Peraturan

Keselamatan

100 - 17/2 : Kemudahan Fizikal

100 - 17/3 : Kakitangan



100 - 18 Majlis / Perhimpunan / Program /Sambutan

Meliputi perayaan, sambutan, perhimpunan, ucapan pelancaran, program.


100 - 18/1 : Hari Kebangsaan / Negeri

100 - 18/2 : Perayaan Agama

100 - 18/3 : Hari Guru

100 - 18/4 : Karnival

100 - 18/5 : Hari Keluarga

100 - 18/6 : Hari Inovasi

100 - 18/7 : Majlis Sekolah

100 - 18/8 : Jabatan / PPD



100 - 19 Hal Ehwal Murid

Meliputi bantuan/biasiswa, bimbingan dan kaunseling, berhenti sekolah, disiplin, ponteng, ibu bapa/penjaga.


100 - 19/1 : Pengurusan Murid

100 - 19/2 : Pendidikan Wajib

100 - 19/3 : Bimbingan dan Kaunseling

100 - 19/4 : Bantuan dan Biasiswa

100 - 19/5 : SPBT

100 - 19/6 : Pendidikan Pencegahan Dadah

100 - 19/7 : Lawatan Murid

100 - 19/8 : Kesihatan / Kebersihan

100 - 19/9 : Cuti

100 -19/10 : Pengurusan Murid PraSekolah



100 - 20 Asrama

Meliputi perkara-perkara pengurusan asrama.


100 - 20/1 : Pengurusan Asrama

100 - 20/2 : Pengurusan Kantin Asrama



100 - 21 Kantin

Meliputi perkara-perkara pengurusan kantin.


100 - 21/1 : Pengurusan Kantin

100 - 21/2 :



100 - 22 Bencana

Meliputi perkara-perkara bencana.


100 - 22/1 : Bencana Alam

100 - 22/2 : Wabak

100 - 22/3 : Kebakaran



100 - 23 Pengurusan Sekolah

Meliputi sekolah kluster, sekolah cemerlang, asrama penuh, kelas rancangan khas, pembukaan/ penutupan sekolah, sekolah harapan negara, sekolah pedalaman, sekolah seni, sekolah orang asli, sekolah wawasan, sekolah bestari, sekolah agama menumpang, perluasan prasekolah, yuran tambahan dan pembukaan kelas.


100 - 23/1 : Sekolah Berasrama Penuh

100 - 23/2 : Sekolah Harian

100 - 23/3 : Perluasan Prasekolah



BAHAGIAN 2

KOD 200 - BANGUNAN DAN HARTA (ASET TETAP)



Nombor dan Perkara Utama:

200 - 1 hingga 200 - 5



Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan perolehan ruang pejabat melalui pembelian atau penyewaan bangunan dan tanah atau dengan pembinaan bangunan baru. Tindakan ubahsuai/ penyelenggaraan bangunan dan perkara-perkara berkaitan dengan sistem pencegahan kebakaran, kemudahan elektrik, air, hawa dingin dan sebagainya.



No. Utama Perkara Utama

200 - 1 : Pengurusan Pembangunan

200 - 2 : Bangunan

200 - 3 : Tanah

200 - 4 : Projek

200 - 5 : Kemudahan





200 - 1 Pengurusan Pembangunan

Meliputi perkara-perkara yang berkaitan dengan Arahan, Pekeliling, Peraturan, Perintah, Surat Kuasa Pelaksanaan Kerja, Surat Tawaran Kerja, Waran Peruntukan, Mesyuarat, Laporan.


200 - 1/1 : Arahan, Pekeliling, Peraturan,

Perintah

200 - 1/2 : Pelaksanaan Kerja

200 - 1/3 : Tawaran Kerja

200 - 1/4 : Waran Peruntukan Pembangunan

200 - 1/5 : Mesyuarat

200 - 1/6 : Laporan


200 - 2 Bangunan

Meliputi perkara-perkara yang berkaitan

dengan aset tetap organisasi sendiri seperti tanah

dan bangunan, lain-lain aset tetap,

penyelenggaraan/pembaikan/kerosakan/kemudahan/

rumah kakitangan/sewaan bangunan/ruang

pejabat, bekalan air/elektrik/hawa dingin/sistem

pencegahan kebakaran,landskap,perancangan,

pelan,dokumen perundingan/cagaran,pelupusan,

inventori,perolehan.



200 - 2/1 : Jabatan Pelajaran Johor

200 - 2/2 : Pejabat Pelajaran Daerah

200 - 2/3 : Sekolah Rendah

200 - 2/4 : Sekolah Menengah

200 - 2/5 : Asrama

200 - 2/6 : Prasekolah

200 - 2/7 : Kantin

200 - 2/8 : kuarters / KIP

200 - 2/9 : Makmal Komputer

200 - 2/10 : Pusat Kegiatan Guru

200 - 2/11 : Pusat Kokurikulum

200 - 2/12 : Sewaan Bangunan/Ruang Pejabat

200 - 2/13 : Bilik Kebal Peperiksaan



200 - 3 Tanah

Meliputi perkara-perkara yang berkaitan dengan

pengurusan tanah, landskap,kawasan letak kereta,

penggunaan tanah,penyelenggaraan,perolehan.



200 - 3/1 : Kawasan Letak Kenderaan

200 - 3/2 : Landskap

200 - 3/3 : Pejabat Tanah/KPTG

200 - 3/4 : Pembangunan

200 - 3/5 : Pemetaan Tapak Tanah

200 - 3/6 : Pengambilan Balik Tanah

200 - 3/7 : Penyelenggaraan Tanah

200 - 3/8 : Perolehan

200 - 3/9 : Pindah Milik Tanah

200 - 3/10 : Sewaan Tapak Tanah

200 - 3/11 : Surat Hakmilik Tanah



200 - 4 Projek

Meliputi perkara-perkara berkenaan projek sekolah-

sekolah, kolej komuniti, matrikulasi, pembukaan

sekolah baru, permohonan kod sekolah, JKR, Arahan

perubahan kerja.



200 - 4/1 : Kementerian Pelajaran Malaysia

200 - 4/2 : Sekolah

200 - 4/3 : Kolej

200 - 4/4 : JKR

200 - 4/5 : Rancangan Malaysia

200 - 4/6 : Perancangan Pembangunan

200 - 4/7 : Pemantauan

200 - 4/8 : Rangsangan Ekonomi



200 - 5 Kemudahan

Meliputi perkara-perkara utiliti, bekalan air/elektrik/

hawa dingin/lif/penempatan.



200 - 5/1 : Bekalan Air

200 - 5/2 : Bekalan Elektrik

200 - 5/3 : Pelupusan Sampah

200 - 5/4 : Sistem Hawa Dingin

200 - 5/5 : Perkhidmatan lif

200 - 5/6 : Sistem Kumbahan

200 - 5/7 : Sistem Pencegahan Kebakaran

200 - 5/8 : RMK

BAHAGIAN 3

KOD 300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN (ASET ALIH)



Nombor dan Perkara Utama :

300 - 1 hingga 300 - 3



Aset alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan, termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Urusan permintaan / stok / harta / harta modal / inventori / perolehan / bekalan / kehilangan / hapuskira / penyelenggaraan / membaiki / pelupusan, kontrak / tender / pembelian / invois.



No. Utama : Perkara Utama



300 - 1 : Pengurusan Aset Alih

300 - 2 : Pengurusan Perolehan

300 - 3 : Pengurusan Stor



300 - 1 : Pengurusan Aset Alih

Meliputi perkara-perkara mengenai urusan

arahan, paduan, peraturan di organisasi sendiri.

300 - 1/1 : Arahan / Peraturan / Panduan

/ Pekeliling.

300 - 1/2 : Pengurusan Harta Modal dan

Inventori

300 - 1/3 :



300 - 2 : Pengurusan Perolehan

Meliputi unjuran, waran peruntukan, agihan,

mesyuarat, aktiviti.

300 - 2/1 : Bidding / Unjuran

300 - 2/2 : Waran Perolehan

300 - 2/3 : Agihan

300 - 2/4 : Penyelengaraan

300 - 2/5 : Stor



300 - 3 : Pengurusan Stor

Meliputi perkara-perkara mengenai penerimaan,

merekod, menyimpan, pengeluaran, pemeriksaan

kebersihan, pelupusan, kehilangan dan

hapuskira.

300 - 3/1 : Arahan / Peraturan / Panduan

/ Pekeliling.

300 - 3/2 : Penerimaan

300 - 3/3 : Merekod Stok

300 - 3/4 : Penyimpanan

300 - 3/5 : Pengeluaran

300 - 3/6 : Pemeriksaan

300 - 3/7 : Keselamatn dan Kebersihan

300 - 3/8 : Pelupusan

300 - 3/9 : Kehilangan dan HapusKira





BAHAGIAN 4

KOD 400 - KEWANGAN



Nombor Dan Perkara Utama :

400 - 1 hingga 400 - 3



Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan penerimaan, pengawalan dan perbelanjaan awam. Merangkumi akaun dan acara perakaunan, peruntukan, audit, tuntutan-tuntutan serta butir-butir kewangan yang lain dan tidak termasuk gaji serta perkara-perkara yang berkaitan dengan pembekalan, pesanan dan pembelian peralatan-peralatan.



No. Utama Perkara Utama

400 - 1 : Kewangan

400 - 2 : Akaun

400 - 3 : Audit



400 - 1 Kewangan

Meliputi perkara-perkara mengenai bank, cek,

bayaran, cagaran dan wang jaminan, belanjawan,

terimaan, elaun, tuntutan, pinjaman, penurunan

kuasa, taggungan/hutang yuran, jawatankuasa,

sistem perakaunan, pembangunan sistem.

400 - 1/1 : Pengurusan Kewangan Jabatan

400 - 1/2 : Pengurusan Kewangan PPD

400 - 1/3 : Pengurusan Kewangan Sekolah



400 - 2 Akaun

Meliputi perkara-perkara mengenai rekod-rekod

mengenai perakaunan, akaun sendiri, nombor kod

akaun, akaun deposit, akaun terimaan, akaun

pendahuluan/panjar wang runcit, penutupan akaun

akhir tahun, akaun awam/amanah.

400 - 2/1 : Pengurusan Akaun Jabatan

400 - 2/2 : Pengurusan Akaun PPD

400 - 2/3 : Pengurusan Akaun Sekolah



400 - 3 Audit

Meliputi mengenai perihal pengauditan, kaedah

prosedur audit.

400 - 3/1 : Pengurusan Audit Jabatan

400 - 3/2 : Pengurusan Audit PPD

400 - 3/3 : Pengurusan Audit Sekolah





BAHAGIAN 5

KOD 500 - SUMBER MANUSIA



Nombor Dan Perkara Utama :

500 - 1 hingga 500 - 14



No. Utama Perkara Utama

500 - 1 : Perkhidmatan

500 - 2 : Perjawatan

500 - 3 : Peperiksaan

500 - 4 : Pembangunan Kerjaya

500 - 5 : Naik Pangkat / Pemangkuan / Tanggung Kerja

500 - 6 : Tatatertib

500 - 7 : Perisytiharan Harta

500 - 8 : Laporan Nilaian Prestasi

500 - 9 : Panel Pembangunan Manusia

500 - 10 : Keutuhan Pengurusan

500 - 11 : Pengurniaan dan Penghargaan

500 - 12 : Kebajikan Kakitangan

500 - 13 : Kesihatan

500 - 14 : Psikologi Organisasi



500-10 Keutuhan Pengurusan

Meliputi maklumat berkaitan jawatankuasa keutuhan pengurusan arahan menteri.



500 – 10/1 : Jawatankuasa Keutuhan

500 – 10/2 : Laporan Keutuhan SPRM Pegawai dan Kakitangan

500 – 10/3 : Pelan Integriti Nasional (PIN)

500 – 10/4 : Jawatankuasa Karenah Birokrasi.



500-11 Pengurniaan dan Penghargaan

Meliputi maklumat berkaitan calon untuk pingat-pingat kurniaan dan penghargaan kepada pegawai dan kakitangan.



500 – 11/1 : Kurniaan Darjah Kebesaraan Persekutuan

500 – 11/2 : Kurniaan Darjah Kebesaran Negeri



500-12 Kebajikan Kakitangan

Meliputi maklumat berkaitan urusan derma, sumbangan, khairat kematian



500 - 12/1 : Derma

500 - 12/2 : Sumbangan



500-13 Kesihatan

Meliputi maklumat berkaitan urusan permohonan pemeriksaan kesihatan, surat pengesahan jabatan.



500 – 13/1 : Pemeriksaan Kesihatan



500-14 Psikologi Organisasi

Meliputi mesyuarat taklimat/memo/minit/maklumbalas,kursus,bengkel,seminar,laporan konyensen,pakej,temujanji sesi, pengurusan umum (pekeliling, undangan ceramah, akhbar,mohon)kes penjawat awam bermasalah



500 – 14/1 : Pengurusan Psikologi

500 – 14/2 : Kes Penjawat Awam Bermasalah



Unit Perolehan Dan Pengurusan Aset


41


ASET

Pusat Kokurikulum


42


PKK

Sektor Jaminan Kualiti


43


SJQ

Unit Pencen


44


PEN

Unit Penilaian Dan Kompetensi


45


PTK

Unit Pengantarabangsaan


46


ATBS

Unit Pemulihan


47


PEM

Unit HRMIS


48


HRMIS

PPD Ledang


49






SISTEM PENGURUSAN FAIL



Proses Pengurusan fail hendaklah mematuhi tatacara Bahagian VII di para 7.1 hingga 7.18 di Panduan Pengurusan Pejabat (PPP) mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 berkuatkuasa 30 April, 2007. Bahagian VII (Pengurusan Fail) di PPP merangkumi prosedur-prosedur :



1. Kepentingan Pengurusan Fail
2. Pengkelasan Fail
3. Pengkelasan Perkara dan Pengkodan
4. Prosedur Pengurusan
5. Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik
6. Pembangunan Sistem aplikasi Berkomputer
7. Pelupusan Fail



PELUPUSAN FAIL



Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkib Negara Malaysia. Tatacara melupuskan fail hendaklah mematuhi dan merujuk mengikut Akta Arkib Negara 2003 mengenai Jadual Pelupusan, Pemindahan, Pemeliharaan dan Penyeragaman Borang Lupus.

Hendaklah mematuhi tatacara Bahagian VIII di para 8.1 hingga 8.9 di Panduan Pengurusan Pejabat (PPP) dan PU.A 377 Akta Arkib Negara 2003 (Peraturan-Peraturan Arkib Negara – Penetapan borang-borang bagi Pelupusan Rekod Awam) 2008 berkuatkuasa 13 Oktober 2008. Sila rujuk laman web Arkib : www.arkib.gov.my.



KULIT FAIL



Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.1 menyebut menggunakan kulit fail (Am 435 – Pin 1/80) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara. Warna kulit fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail.



KERTAS MINIT



Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.6 dan 7.7 menyebut setiap fail mestilah mengandungi kertas minit ( Am 6) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara adalah penting bagi mencatat segala dan arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan.



PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL



Paduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.12 dan 7.13 menyebut perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai dan hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunciatau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.



FAIL SEMENTARA –Sampul kecil (Am 435A – Pin. 1/82)



Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.10(i)&(ii) dan 7.11 menyebut fail sementara boleh dibuka apabila surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.

Nombor rujukan fail dan tajuk fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal. Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan. Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.



SIMPAN DALAM PERHATIAN



Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.14 menyebut kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.



FAIL TIMBUL



Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.15 menyebut fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai penyelia/atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil.



PROSES PENGEDARAN FAIL

Surat untuk tindakan hendaklah diedarkan bersama-sama failnya. Disinilah harus ketua-ketua jabatan memastikan prosedur-prosedur berikut dipatuhi oleh semua kakitangan berkenaan.





BAHAGIAN 6

KOD 600 – PENGURUSAN KURIKULUM



Nombor Dan Perkara Utama :

600 -1 hingga 600 – 10



Meliputi perkara-perkara Pengajaran dan Pembelajaran berkaitan dengan subjek-subjek matapelajaran Prasekolah / Sekolah Rendah / Sekolah Menengah dan perkara-perkara yang berkaitan dengan aktiviti / laporan / gerak kerja / peperiksaan sekolah / jadual waktu / sumber pendidikan.



No. Utama Perkara Utama



600 – 1 : Prasekolah

600 – 2 : Sekolah Rendah

600 – 3 : Sekolah Menengah

600 – 4 : Pendidikan Khas

600 – 5 : Pusat Sumber

600 – 6 : Peperiksaan

600 – 7 : Jadual Waktu

600 – 8 : Pemulihan

600 – 9 : Laporan

600 – 10 : Program Khas



600 -1 Prasekolah

Meliputi mengenai maklumat pengurusan prasekolah, sukatan pelajaran, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran prasekolah



600 – 1/1 : Pekeliling

600 – 1/2 : Pengurusan Prasekolah

600 – 1/3 : Tunjang Komunikasi

600 – 1/4 : Tunjang Kerohanian, sikap dan moral

600 – 1/5 : Tunjang ketrampilan diri

600 – 1/6 : Tunjang Perkembangan Fizikal dan Estetika

600 – 1/7 : Tunjang Sains dan Teknologi

600 – 1/8 : Tunjang Kemanusiaan



600 – 2 Sekolah Rendah

Meliputi mengenai maklumat pengurusan sekolah rendah, sukatan pelajaran, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran di sekolah rendah.



600 – 2/1 : Pekeliling

600 – 2/2 : Pengurusan Sekolah Rendah

600 – 2/3 : Bidang Bahasa

600 – 2/4 : Bidang Sains

600 – 2/5 : Bidang Matematik

600 – 2/6 : Bidang Sains Sosial

600 – 2/7 : Bidang Teknologi / Vokasional

600 – 2/8 : Bidang Teknologi Maklumat



600 – 3 Sekolah Menengah

Meliputi mengani maklumat pengurusan sekolah menengah, sukatan pelajaran, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran di sekolah menengah.



600 – 3/1 : Pekeliling

600 – 3/2 : Pengurusan Sekolah Menengah

600 – 3/3 : Bidang Bahasa

600 – 3/4 : Bidang Sains

600 – 3/5 : Bidang Matematik

600 – 3/6 : Bidang Sains Sosial

600 – 3/7 : Bidang Teknologi / Vokasional

600 – 3/8 : Bidang Teknologi Maklumat













600-4 Pendidikan Khas



Meliputi mengenai maklumat pengurusan Pendidikan Khas, sukatan pelajarn, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran pendidikan khas atau di sekolah aliran berkenaan.



600-4/1 : Pekeliling

600-4/2 : Pengurusan pendidikan Khas

600-4/3 : Bidang Bahasa

600-4/4 : Bidang Sains

600-4/5 : Bidang Matematik

600- 4/6: Bidang Sains Sosial

600- 4/7: Bidang Teknologi / vokasional

600- 4/8: Bidang Teknologi Maklumat

600- 4/9: Bidang Khas



600-5 Pusat Sumber



Meliputi mengenai maklumat berkaitan pengurusan pusat sumber.



600-5/1: pekeliling

600-5/2: Pengurusan Pusat Sumber



600-6 Peperiksaan



Meliputi mengenai maklumat berkaitan peperiksaan.



600-6/1 : Pekeliling

600-6/2 : Pengurusan Peperiksaan

600-6/3 : Peperiksaan UPSR

600-6/4 : Peperiksaan PMR

600-6/5 : Peperiksaan SPM

600-6/6 : Peperiksaan STPM

600-6/7 : Peperiksaan STAM

600-6/8 : Peperiksaan Muet

600-6/9 : Peperiksaan Luar Negeri

600-6/10: Data Peperiksaan

600- 6/11: Pemantauan Peperiksaan



600-7 Jadual Waktu



Meliputi mengenai maklumat berkaitan pengurusan jadual waktu



600-7/1 : Pekeliling

600-7/2 : Jadual Waktu kelas

600- 7/3 : Jadual Waktu Guru



600-8 Pemulihan



Meliputi mengenai maklumat berkaitan pengurusan pemulihan.



600- 8/1 : pekeliling

600- 8/2 : Pengurusan Pemulihan



600-9 Laporan



Meliputi mengenai laporan berkaitan dengan kurikulum.



600-9/1 : Pemantauan /Penyeliaan



600-10 Program Khas



Meliputi mengenai maklumat berkaitan program khas yang berkaitan dengan kurikulum.



600-10/1 : Arahan/Panduan/Peraturan

600-10/2 : Pengurusan Program Khas





Unit perolehan dan pengurusan aset

PENYERAGAMAN PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN FAIL BAGI KESELURUHAN PENTADBIRAN DI BAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI JOHOR



1. Nombor rujukan fail yang telah wujud hendaklah ditukarkan kepada pengkelasan perkara dan pengkodan nombor di dalam senarai yang telah ditetapkan seperti dilampirkan.
2. Nama - nama tajuk fail adalah mengikut kesesuaian pengkelasan perkara dan pengkodan nombor yang hendaklah dirujuk oleh pembuka fail.
3. Pengkelasan fail dikategorikan kepada fail Urusan Am ( house keeping files) dan fail Urusan Fungsian ( functional files). Fail terperingkat dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.
4. Pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.
5. kaedah menulis nombor fail adalah seperti berikut:
6. Kod Sektor/ Unit di JPNJ boleh menggunakan nama ringkas Sektor / Unit seperti yang telah ditetapkan seperti senarai di bawah. Bagi di PPD, pewujudan nama ringkas unit-unit mengikut ketetapan pihak pengurusan PPD.

Labels:

0 Comments:

Post a Comment

Subscribe to Post Comments [Atom]

Links to this post:

Create a Link

<< Home