Saturday, February 5, 2011
Friday, February 4, 2011
SAHABAT
<object width="640" height="390"><param name="movie" value="http://www.youtube.com/v/enoQgps0z6o&hl=en_US&feature=player_embedded&version=3"></param><param name="allowFullScreen" value="true"></param><param name="allowScriptAccess" value="always"></param><embed src="http://www.youtube.com/v/enoQgps0z6o&hl=en_US&feature=player_embedded&version=3" type="application/x-shockwave-flash" allowfullscreen="true" allowScriptAccess="always" width="640" height="390"></embed></object>
SISTEM PENGURUSAN FAIL BERKESAN
SISTEM PENGURUSAN FAIL BERKESAN
100 - 15 Kemudahan Komunikasi
Meliputi mengenai perkhidmatan pos/kurier/telefon, mesin faksimili, buku kiriman/pendaftaran surat, panduan alamat/poskod, setem, persidangan video, mesin franking dan sebagainya.
100 - 15/1 : Perkhidmatan Pos
100 - 15/2 : Perkhidmatan Telefon
100 - 15/3 : Perkhidmatan Kurier
100 - 15/4 : Persidangan Video
100 - 16 Piawaian dan Kualiti
Meliputi pengkajian, penggubalan dan pelaksanaan piagam pelanggan, ISO, KPI, KMK, MPK, Fail Meja dan sebagainya.
100 - 16/1 : Piagam Pelanggan
100 - 16/2 : MS ISO
100 - 16/3 : Manual Prosedur Kerja (MPK)
100 - 16/4 : Kumpulan Meningkat Mutu Kerja
(KMK)
100 - 16/5 : Keberhasilan (NKRA)
100 - 16/6 : Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
100 - 16/7 : Pelan Integrasi Nasional (PIN)
100 - 16/8 : 5 S
100 - 17 Keselamatan Perlindungan
Meliputi berkenaan keselamatan pejabat, pegawai keselamatan jabatan/ICT, buku arahan keselamatan, arahan keselamatan jabatan, kursus/taklimat/ceramah perlindungan keselamatan, keselamatan fizikal/ dokumen/bahan.
100 - 17/1 : Arahan dan Peraturan
Keselamatan
100 - 17/2 : Kemudahan Fizikal
100 - 17/3 : Kakitangan
100 - 18 Majlis / Perhimpunan / Program /Sambutan
Meliputi perayaan, sambutan, perhimpunan, ucapan pelancaran, program.
100 - 18/1 : Hari Kebangsaan / Negeri
100 - 18/2 : Perayaan Agama
100 - 18/3 : Hari Guru
100 - 18/4 : Karnival
100 - 18/5 : Hari Keluarga
100 - 18/6 : Hari Inovasi
100 - 18/7 : Majlis Sekolah
100 - 18/8 : Jabatan / PPD
100 - 19 Hal Ehwal Murid
Meliputi bantuan/biasiswa, bimbingan dan kaunseling, berhenti sekolah, disiplin, ponteng, ibu bapa/penjaga.
100 - 19/1 : Pengurusan Murid
100 - 19/2 : Pendidikan Wajib
100 - 19/3 : Bimbingan dan Kaunseling
100 - 19/4 : Bantuan dan Biasiswa
100 - 19/5 : SPBT
100 - 19/6 : Pendidikan Pencegahan Dadah
100 - 19/7 : Lawatan Murid
100 - 19/8 : Kesihatan / Kebersihan
100 - 19/9 : Cuti
100 -19/10 : Pengurusan Murid PraSekolah
100 - 20 Asrama
Meliputi perkara-perkara pengurusan asrama.
100 - 20/1 : Pengurusan Asrama
100 - 20/2 : Pengurusan Kantin Asrama
100 - 21 Kantin
Meliputi perkara-perkara pengurusan kantin.
100 - 21/1 : Pengurusan Kantin
100 - 21/2 :
100 - 22 Bencana
Meliputi perkara-perkara bencana.
100 - 22/1 : Bencana Alam
100 - 22/2 : Wabak
100 - 22/3 : Kebakaran
100 - 23 Pengurusan Sekolah
Meliputi sekolah kluster, sekolah cemerlang, asrama penuh, kelas rancangan khas, pembukaan/ penutupan sekolah, sekolah harapan negara, sekolah pedalaman, sekolah seni, sekolah orang asli, sekolah wawasan, sekolah bestari, sekolah agama menumpang, perluasan prasekolah, yuran tambahan dan pembukaan kelas.
100 - 23/1 : Sekolah Berasrama Penuh
100 - 23/2 : Sekolah Harian
100 - 23/3 : Perluasan Prasekolah
BAHAGIAN 2
KOD 200 - BANGUNAN DAN HARTA (ASET TETAP)
Nombor dan Perkara Utama:
200 - 1 hingga 200 - 5
Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan perolehan ruang pejabat melalui pembelian atau penyewaan bangunan dan tanah atau dengan pembinaan bangunan baru. Tindakan ubahsuai/ penyelenggaraan bangunan dan perkara-perkara berkaitan dengan sistem pencegahan kebakaran, kemudahan elektrik, air, hawa dingin dan sebagainya.
No. Utama Perkara Utama
200 - 1 : Pengurusan Pembangunan
200 - 2 : Bangunan
200 - 3 : Tanah
200 - 4 : Projek
200 - 5 : Kemudahan
200 - 1 Pengurusan Pembangunan
Meliputi perkara-perkara yang berkaitan dengan Arahan, Pekeliling, Peraturan, Perintah, Surat Kuasa Pelaksanaan Kerja, Surat Tawaran Kerja, Waran Peruntukan, Mesyuarat, Laporan.
200 - 1/1 : Arahan, Pekeliling, Peraturan,
Perintah
200 - 1/2 : Pelaksanaan Kerja
200 - 1/3 : Tawaran Kerja
200 - 1/4 : Waran Peruntukan Pembangunan
200 - 1/5 : Mesyuarat
200 - 1/6 : Laporan
200 - 2 Bangunan
Meliputi perkara-perkara yang berkaitan
dengan aset tetap organisasi sendiri seperti tanah
dan bangunan, lain-lain aset tetap,
penyelenggaraan/pembaikan/kerosakan/kemudahan/
rumah kakitangan/sewaan bangunan/ruang
pejabat, bekalan air/elektrik/hawa dingin/sistem
pencegahan kebakaran,landskap,perancangan,
pelan,dokumen perundingan/cagaran,pelupusan,
inventori,perolehan.
200 - 2/1 : Jabatan Pelajaran Johor
200 - 2/2 : Pejabat Pelajaran Daerah
200 - 2/3 : Sekolah Rendah
200 - 2/4 : Sekolah Menengah
200 - 2/5 : Asrama
200 - 2/6 : Prasekolah
200 - 2/7 : Kantin
200 - 2/8 : kuarters / KIP
200 - 2/9 : Makmal Komputer
200 - 2/10 : Pusat Kegiatan Guru
200 - 2/11 : Pusat Kokurikulum
200 - 2/12 : Sewaan Bangunan/Ruang Pejabat
200 - 2/13 : Bilik Kebal Peperiksaan
200 - 3 Tanah
Meliputi perkara-perkara yang berkaitan dengan
pengurusan tanah, landskap,kawasan letak kereta,
penggunaan tanah,penyelenggaraan,perolehan.
200 - 3/1 : Kawasan Letak Kenderaan
200 - 3/2 : Landskap
200 - 3/3 : Pejabat Tanah/KPTG
200 - 3/4 : Pembangunan
200 - 3/5 : Pemetaan Tapak Tanah
200 - 3/6 : Pengambilan Balik Tanah
200 - 3/7 : Penyelenggaraan Tanah
200 - 3/8 : Perolehan
200 - 3/9 : Pindah Milik Tanah
200 - 3/10 : Sewaan Tapak Tanah
200 - 3/11 : Surat Hakmilik Tanah
200 - 4 Projek
Meliputi perkara-perkara berkenaan projek sekolah-
sekolah, kolej komuniti, matrikulasi, pembukaan
sekolah baru, permohonan kod sekolah, JKR, Arahan
perubahan kerja.
200 - 4/1 : Kementerian Pelajaran Malaysia
200 - 4/2 : Sekolah
200 - 4/3 : Kolej
200 - 4/4 : JKR
200 - 4/5 : Rancangan Malaysia
200 - 4/6 : Perancangan Pembangunan
200 - 4/7 : Pemantauan
200 - 4/8 : Rangsangan Ekonomi
200 - 5 Kemudahan
Meliputi perkara-perkara utiliti, bekalan air/elektrik/
hawa dingin/lif/penempatan.
200 - 5/1 : Bekalan Air
200 - 5/2 : Bekalan Elektrik
200 - 5/3 : Pelupusan Sampah
200 - 5/4 : Sistem Hawa Dingin
200 - 5/5 : Perkhidmatan lif
200 - 5/6 : Sistem Kumbahan
200 - 5/7 : Sistem Pencegahan Kebakaran
200 - 5/8 : RMK
BAHAGIAN 3
KOD 300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN (ASET ALIH)
Nombor dan Perkara Utama :
300 - 1 hingga 300 - 3
Aset alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan, termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Urusan permintaan / stok / harta / harta modal / inventori / perolehan / bekalan / kehilangan / hapuskira / penyelenggaraan / membaiki / pelupusan, kontrak / tender / pembelian / invois.
No. Utama : Perkara Utama
300 - 1 : Pengurusan Aset Alih
300 - 2 : Pengurusan Perolehan
300 - 3 : Pengurusan Stor
300 - 1 : Pengurusan Aset Alih
Meliputi perkara-perkara mengenai urusan
arahan, paduan, peraturan di organisasi sendiri.
300 - 1/1 : Arahan / Peraturan / Panduan
/ Pekeliling.
300 - 1/2 : Pengurusan Harta Modal dan
Inventori
300 - 1/3 :
300 - 2 : Pengurusan Perolehan
Meliputi unjuran, waran peruntukan, agihan,
mesyuarat, aktiviti.
300 - 2/1 : Bidding / Unjuran
300 - 2/2 : Waran Perolehan
300 - 2/3 : Agihan
300 - 2/4 : Penyelengaraan
300 - 2/5 : Stor
300 - 3 : Pengurusan Stor
Meliputi perkara-perkara mengenai penerimaan,
merekod, menyimpan, pengeluaran, pemeriksaan
kebersihan, pelupusan, kehilangan dan
hapuskira.
300 - 3/1 : Arahan / Peraturan / Panduan
/ Pekeliling.
300 - 3/2 : Penerimaan
300 - 3/3 : Merekod Stok
300 - 3/4 : Penyimpanan
300 - 3/5 : Pengeluaran
300 - 3/6 : Pemeriksaan
300 - 3/7 : Keselamatn dan Kebersihan
300 - 3/8 : Pelupusan
300 - 3/9 : Kehilangan dan HapusKira
BAHAGIAN 4
KOD 400 - KEWANGAN
Nombor Dan Perkara Utama :
400 - 1 hingga 400 - 3
Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan penerimaan, pengawalan dan perbelanjaan awam. Merangkumi akaun dan acara perakaunan, peruntukan, audit, tuntutan-tuntutan serta butir-butir kewangan yang lain dan tidak termasuk gaji serta perkara-perkara yang berkaitan dengan pembekalan, pesanan dan pembelian peralatan-peralatan.
No. Utama Perkara Utama
400 - 1 : Kewangan
400 - 2 : Akaun
400 - 3 : Audit
400 - 1 Kewangan
Meliputi perkara-perkara mengenai bank, cek,
bayaran, cagaran dan wang jaminan, belanjawan,
terimaan, elaun, tuntutan, pinjaman, penurunan
kuasa, taggungan/hutang yuran, jawatankuasa,
sistem perakaunan, pembangunan sistem.
400 - 1/1 : Pengurusan Kewangan Jabatan
400 - 1/2 : Pengurusan Kewangan PPD
400 - 1/3 : Pengurusan Kewangan Sekolah
400 - 2 Akaun
Meliputi perkara-perkara mengenai rekod-rekod
mengenai perakaunan, akaun sendiri, nombor kod
akaun, akaun deposit, akaun terimaan, akaun
pendahuluan/panjar wang runcit, penutupan akaun
akhir tahun, akaun awam/amanah.
400 - 2/1 : Pengurusan Akaun Jabatan
400 - 2/2 : Pengurusan Akaun PPD
400 - 2/3 : Pengurusan Akaun Sekolah
400 - 3 Audit
Meliputi mengenai perihal pengauditan, kaedah
prosedur audit.
400 - 3/1 : Pengurusan Audit Jabatan
400 - 3/2 : Pengurusan Audit PPD
400 - 3/3 : Pengurusan Audit Sekolah
BAHAGIAN 5
KOD 500 - SUMBER MANUSIA
Nombor Dan Perkara Utama :
500 - 1 hingga 500 - 14
No. Utama Perkara Utama
500 - 1 : Perkhidmatan
500 - 2 : Perjawatan
500 - 3 : Peperiksaan
500 - 4 : Pembangunan Kerjaya
500 - 5 : Naik Pangkat / Pemangkuan / Tanggung Kerja
500 - 6 : Tatatertib
500 - 7 : Perisytiharan Harta
500 - 8 : Laporan Nilaian Prestasi
500 - 9 : Panel Pembangunan Manusia
500 - 10 : Keutuhan Pengurusan
500 - 11 : Pengurniaan dan Penghargaan
500 - 12 : Kebajikan Kakitangan
500 - 13 : Kesihatan
500 - 14 : Psikologi Organisasi
500-10 Keutuhan Pengurusan
Meliputi maklumat berkaitan jawatankuasa keutuhan pengurusan arahan menteri.
500 – 10/1 : Jawatankuasa Keutuhan
500 – 10/2 : Laporan Keutuhan SPRM Pegawai dan Kakitangan
500 – 10/3 : Pelan Integriti Nasional (PIN)
500 – 10/4 : Jawatankuasa Karenah Birokrasi.
500-11 Pengurniaan dan Penghargaan
Meliputi maklumat berkaitan calon untuk pingat-pingat kurniaan dan penghargaan kepada pegawai dan kakitangan.
500 – 11/1 : Kurniaan Darjah Kebesaraan Persekutuan
500 – 11/2 : Kurniaan Darjah Kebesaran Negeri
500-12 Kebajikan Kakitangan
Meliputi maklumat berkaitan urusan derma, sumbangan, khairat kematian
500 - 12/1 : Derma
500 - 12/2 : Sumbangan
500-13 Kesihatan
Meliputi maklumat berkaitan urusan permohonan pemeriksaan kesihatan, surat pengesahan jabatan.
500 – 13/1 : Pemeriksaan Kesihatan
500-14 Psikologi Organisasi
Meliputi mesyuarat taklimat/memo/minit/maklumbalas,kursus,bengkel,seminar,laporan konyensen,pakej,temujanji sesi, pengurusan umum (pekeliling, undangan ceramah, akhbar,mohon)kes penjawat awam bermasalah
500 – 14/1 : Pengurusan Psikologi
500 – 14/2 : Kes Penjawat Awam Bermasalah
Unit Perolehan Dan Pengurusan Aset
41
ASET
Pusat Kokurikulum
42
PKK
Sektor Jaminan Kualiti
43
SJQ
Unit Pencen
44
PEN
Unit Penilaian Dan Kompetensi
45
PTK
Unit Pengantarabangsaan
46
ATBS
Unit Pemulihan
47
PEM
Unit HRMIS
48
HRMIS
PPD Ledang
49
SISTEM PENGURUSAN FAIL
Proses Pengurusan fail hendaklah mematuhi tatacara Bahagian VII di para 7.1 hingga 7.18 di Panduan Pengurusan Pejabat (PPP) mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 berkuatkuasa 30 April, 2007. Bahagian VII (Pengurusan Fail) di PPP merangkumi prosedur-prosedur :
1. Kepentingan Pengurusan Fail
2. Pengkelasan Fail
3. Pengkelasan Perkara dan Pengkodan
4. Prosedur Pengurusan
5. Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik
6. Pembangunan Sistem aplikasi Berkomputer
7. Pelupusan Fail
PELUPUSAN FAIL
Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkib Negara Malaysia. Tatacara melupuskan fail hendaklah mematuhi dan merujuk mengikut Akta Arkib Negara 2003 mengenai Jadual Pelupusan, Pemindahan, Pemeliharaan dan Penyeragaman Borang Lupus.
Hendaklah mematuhi tatacara Bahagian VIII di para 8.1 hingga 8.9 di Panduan Pengurusan Pejabat (PPP) dan PU.A 377 Akta Arkib Negara 2003 (Peraturan-Peraturan Arkib Negara – Penetapan borang-borang bagi Pelupusan Rekod Awam) 2008 berkuatkuasa 13 Oktober 2008. Sila rujuk laman web Arkib : www.arkib.gov.my.
KULIT FAIL
Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.1 menyebut menggunakan kulit fail (Am 435 – Pin 1/80) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara. Warna kulit fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail.
KERTAS MINIT
Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.6 dan 7.7 menyebut setiap fail mestilah mengandungi kertas minit ( Am 6) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara adalah penting bagi mencatat segala dan arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan.
PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL
Paduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.12 dan 7.13 menyebut perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai dan hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunciatau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.
FAIL SEMENTARA –Sampul kecil (Am 435A – Pin. 1/82)
Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.10(i)&(ii) dan 7.11 menyebut fail sementara boleh dibuka apabila surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.
Nombor rujukan fail dan tajuk fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal. Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan. Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.
SIMPAN DALAM PERHATIAN
Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.14 menyebut kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.
FAIL TIMBUL
Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.15 menyebut fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai penyelia/atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil.
PROSES PENGEDARAN FAIL
Surat untuk tindakan hendaklah diedarkan bersama-sama failnya. Disinilah harus ketua-ketua jabatan memastikan prosedur-prosedur berikut dipatuhi oleh semua kakitangan berkenaan.
BAHAGIAN 6
KOD 600 – PENGURUSAN KURIKULUM
Nombor Dan Perkara Utama :
600 -1 hingga 600 – 10
Meliputi perkara-perkara Pengajaran dan Pembelajaran berkaitan dengan subjek-subjek matapelajaran Prasekolah / Sekolah Rendah / Sekolah Menengah dan perkara-perkara yang berkaitan dengan aktiviti / laporan / gerak kerja / peperiksaan sekolah / jadual waktu / sumber pendidikan.
No. Utama Perkara Utama
600 – 1 : Prasekolah
600 – 2 : Sekolah Rendah
600 – 3 : Sekolah Menengah
600 – 4 : Pendidikan Khas
600 – 5 : Pusat Sumber
600 – 6 : Peperiksaan
600 – 7 : Jadual Waktu
600 – 8 : Pemulihan
600 – 9 : Laporan
600 – 10 : Program Khas
600 -1 Prasekolah
Meliputi mengenai maklumat pengurusan prasekolah, sukatan pelajaran, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran prasekolah
600 – 1/1 : Pekeliling
600 – 1/2 : Pengurusan Prasekolah
600 – 1/3 : Tunjang Komunikasi
600 – 1/4 : Tunjang Kerohanian, sikap dan moral
600 – 1/5 : Tunjang ketrampilan diri
600 – 1/6 : Tunjang Perkembangan Fizikal dan Estetika
600 – 1/7 : Tunjang Sains dan Teknologi
600 – 1/8 : Tunjang Kemanusiaan
600 – 2 Sekolah Rendah
Meliputi mengenai maklumat pengurusan sekolah rendah, sukatan pelajaran, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran di sekolah rendah.
600 – 2/1 : Pekeliling
600 – 2/2 : Pengurusan Sekolah Rendah
600 – 2/3 : Bidang Bahasa
600 – 2/4 : Bidang Sains
600 – 2/5 : Bidang Matematik
600 – 2/6 : Bidang Sains Sosial
600 – 2/7 : Bidang Teknologi / Vokasional
600 – 2/8 : Bidang Teknologi Maklumat
600 – 3 Sekolah Menengah
Meliputi mengani maklumat pengurusan sekolah menengah, sukatan pelajaran, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran di sekolah menengah.
600 – 3/1 : Pekeliling
600 – 3/2 : Pengurusan Sekolah Menengah
600 – 3/3 : Bidang Bahasa
600 – 3/4 : Bidang Sains
600 – 3/5 : Bidang Matematik
600 – 3/6 : Bidang Sains Sosial
600 – 3/7 : Bidang Teknologi / Vokasional
600 – 3/8 : Bidang Teknologi Maklumat
600-4 Pendidikan Khas
Meliputi mengenai maklumat pengurusan Pendidikan Khas, sukatan pelajarn, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran pendidikan khas atau di sekolah aliran berkenaan.
600-4/1 : Pekeliling
600-4/2 : Pengurusan pendidikan Khas
600-4/3 : Bidang Bahasa
600-4/4 : Bidang Sains
600-4/5 : Bidang Matematik
600- 4/6: Bidang Sains Sosial
600- 4/7: Bidang Teknologi / vokasional
600- 4/8: Bidang Teknologi Maklumat
600- 4/9: Bidang Khas
600-5 Pusat Sumber
Meliputi mengenai maklumat berkaitan pengurusan pusat sumber.
600-5/1: pekeliling
600-5/2: Pengurusan Pusat Sumber
600-6 Peperiksaan
Meliputi mengenai maklumat berkaitan peperiksaan.
600-6/1 : Pekeliling
600-6/2 : Pengurusan Peperiksaan
600-6/3 : Peperiksaan UPSR
600-6/4 : Peperiksaan PMR
600-6/5 : Peperiksaan SPM
600-6/6 : Peperiksaan STPM
600-6/7 : Peperiksaan STAM
600-6/8 : Peperiksaan Muet
600-6/9 : Peperiksaan Luar Negeri
600-6/10: Data Peperiksaan
600- 6/11: Pemantauan Peperiksaan
600-7 Jadual Waktu
Meliputi mengenai maklumat berkaitan pengurusan jadual waktu
600-7/1 : Pekeliling
600-7/2 : Jadual Waktu kelas
600- 7/3 : Jadual Waktu Guru
600-8 Pemulihan
Meliputi mengenai maklumat berkaitan pengurusan pemulihan.
600- 8/1 : pekeliling
600- 8/2 : Pengurusan Pemulihan
600-9 Laporan
Meliputi mengenai laporan berkaitan dengan kurikulum.
600-9/1 : Pemantauan /Penyeliaan
600-10 Program Khas
Meliputi mengenai maklumat berkaitan program khas yang berkaitan dengan kurikulum.
600-10/1 : Arahan/Panduan/Peraturan
600-10/2 : Pengurusan Program Khas
Unit perolehan dan pengurusan aset
PENYERAGAMAN PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN FAIL BAGI KESELURUHAN PENTADBIRAN DI BAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI JOHOR
1. Nombor rujukan fail yang telah wujud hendaklah ditukarkan kepada pengkelasan perkara dan pengkodan nombor di dalam senarai yang telah ditetapkan seperti dilampirkan.
2. Nama - nama tajuk fail adalah mengikut kesesuaian pengkelasan perkara dan pengkodan nombor yang hendaklah dirujuk oleh pembuka fail.
3. Pengkelasan fail dikategorikan kepada fail Urusan Am ( house keeping files) dan fail Urusan Fungsian ( functional files). Fail terperingkat dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.
4. Pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.
5. kaedah menulis nombor fail adalah seperti berikut:
6. Kod Sektor/ Unit di JPNJ boleh menggunakan nama ringkas Sektor / Unit seperti yang telah ditetapkan seperti senarai di bawah. Bagi di PPD, pewujudan nama ringkas unit-unit mengikut ketetapan pihak pengurusan PPD.
100 - 15 Kemudahan Komunikasi
Meliputi mengenai perkhidmatan pos/kurier/telefon, mesin faksimili, buku kiriman/pendaftaran surat, panduan alamat/poskod, setem, persidangan video, mesin franking dan sebagainya.
100 - 15/1 : Perkhidmatan Pos
100 - 15/2 : Perkhidmatan Telefon
100 - 15/3 : Perkhidmatan Kurier
100 - 15/4 : Persidangan Video
100 - 16 Piawaian dan Kualiti
Meliputi pengkajian, penggubalan dan pelaksanaan piagam pelanggan, ISO, KPI, KMK, MPK, Fail Meja dan sebagainya.
100 - 16/1 : Piagam Pelanggan
100 - 16/2 : MS ISO
100 - 16/3 : Manual Prosedur Kerja (MPK)
100 - 16/4 : Kumpulan Meningkat Mutu Kerja
(KMK)
100 - 16/5 : Keberhasilan (NKRA)
100 - 16/6 : Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
100 - 16/7 : Pelan Integrasi Nasional (PIN)
100 - 16/8 : 5 S
100 - 17 Keselamatan Perlindungan
Meliputi berkenaan keselamatan pejabat, pegawai keselamatan jabatan/ICT, buku arahan keselamatan, arahan keselamatan jabatan, kursus/taklimat/ceramah perlindungan keselamatan, keselamatan fizikal/ dokumen/bahan.
100 - 17/1 : Arahan dan Peraturan
Keselamatan
100 - 17/2 : Kemudahan Fizikal
100 - 17/3 : Kakitangan
100 - 18 Majlis / Perhimpunan / Program /Sambutan
Meliputi perayaan, sambutan, perhimpunan, ucapan pelancaran, program.
100 - 18/1 : Hari Kebangsaan / Negeri
100 - 18/2 : Perayaan Agama
100 - 18/3 : Hari Guru
100 - 18/4 : Karnival
100 - 18/5 : Hari Keluarga
100 - 18/6 : Hari Inovasi
100 - 18/7 : Majlis Sekolah
100 - 18/8 : Jabatan / PPD
100 - 19 Hal Ehwal Murid
Meliputi bantuan/biasiswa, bimbingan dan kaunseling, berhenti sekolah, disiplin, ponteng, ibu bapa/penjaga.
100 - 19/1 : Pengurusan Murid
100 - 19/2 : Pendidikan Wajib
100 - 19/3 : Bimbingan dan Kaunseling
100 - 19/4 : Bantuan dan Biasiswa
100 - 19/5 : SPBT
100 - 19/6 : Pendidikan Pencegahan Dadah
100 - 19/7 : Lawatan Murid
100 - 19/8 : Kesihatan / Kebersihan
100 - 19/9 : Cuti
100 -19/10 : Pengurusan Murid PraSekolah
100 - 20 Asrama
Meliputi perkara-perkara pengurusan asrama.
100 - 20/1 : Pengurusan Asrama
100 - 20/2 : Pengurusan Kantin Asrama
100 - 21 Kantin
Meliputi perkara-perkara pengurusan kantin.
100 - 21/1 : Pengurusan Kantin
100 - 21/2 :
100 - 22 Bencana
Meliputi perkara-perkara bencana.
100 - 22/1 : Bencana Alam
100 - 22/2 : Wabak
100 - 22/3 : Kebakaran
100 - 23 Pengurusan Sekolah
Meliputi sekolah kluster, sekolah cemerlang, asrama penuh, kelas rancangan khas, pembukaan/ penutupan sekolah, sekolah harapan negara, sekolah pedalaman, sekolah seni, sekolah orang asli, sekolah wawasan, sekolah bestari, sekolah agama menumpang, perluasan prasekolah, yuran tambahan dan pembukaan kelas.
100 - 23/1 : Sekolah Berasrama Penuh
100 - 23/2 : Sekolah Harian
100 - 23/3 : Perluasan Prasekolah
BAHAGIAN 2
KOD 200 - BANGUNAN DAN HARTA (ASET TETAP)
Nombor dan Perkara Utama:
200 - 1 hingga 200 - 5
Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan perolehan ruang pejabat melalui pembelian atau penyewaan bangunan dan tanah atau dengan pembinaan bangunan baru. Tindakan ubahsuai/ penyelenggaraan bangunan dan perkara-perkara berkaitan dengan sistem pencegahan kebakaran, kemudahan elektrik, air, hawa dingin dan sebagainya.
No. Utama Perkara Utama
200 - 1 : Pengurusan Pembangunan
200 - 2 : Bangunan
200 - 3 : Tanah
200 - 4 : Projek
200 - 5 : Kemudahan
200 - 1 Pengurusan Pembangunan
Meliputi perkara-perkara yang berkaitan dengan Arahan, Pekeliling, Peraturan, Perintah, Surat Kuasa Pelaksanaan Kerja, Surat Tawaran Kerja, Waran Peruntukan, Mesyuarat, Laporan.
200 - 1/1 : Arahan, Pekeliling, Peraturan,
Perintah
200 - 1/2 : Pelaksanaan Kerja
200 - 1/3 : Tawaran Kerja
200 - 1/4 : Waran Peruntukan Pembangunan
200 - 1/5 : Mesyuarat
200 - 1/6 : Laporan
200 - 2 Bangunan
Meliputi perkara-perkara yang berkaitan
dengan aset tetap organisasi sendiri seperti tanah
dan bangunan, lain-lain aset tetap,
penyelenggaraan/pembaikan/kerosakan/kemudahan/
rumah kakitangan/sewaan bangunan/ruang
pejabat, bekalan air/elektrik/hawa dingin/sistem
pencegahan kebakaran,landskap,perancangan,
pelan,dokumen perundingan/cagaran,pelupusan,
inventori,perolehan.
200 - 2/1 : Jabatan Pelajaran Johor
200 - 2/2 : Pejabat Pelajaran Daerah
200 - 2/3 : Sekolah Rendah
200 - 2/4 : Sekolah Menengah
200 - 2/5 : Asrama
200 - 2/6 : Prasekolah
200 - 2/7 : Kantin
200 - 2/8 : kuarters / KIP
200 - 2/9 : Makmal Komputer
200 - 2/10 : Pusat Kegiatan Guru
200 - 2/11 : Pusat Kokurikulum
200 - 2/12 : Sewaan Bangunan/Ruang Pejabat
200 - 2/13 : Bilik Kebal Peperiksaan
200 - 3 Tanah
Meliputi perkara-perkara yang berkaitan dengan
pengurusan tanah, landskap,kawasan letak kereta,
penggunaan tanah,penyelenggaraan,perolehan.
200 - 3/1 : Kawasan Letak Kenderaan
200 - 3/2 : Landskap
200 - 3/3 : Pejabat Tanah/KPTG
200 - 3/4 : Pembangunan
200 - 3/5 : Pemetaan Tapak Tanah
200 - 3/6 : Pengambilan Balik Tanah
200 - 3/7 : Penyelenggaraan Tanah
200 - 3/8 : Perolehan
200 - 3/9 : Pindah Milik Tanah
200 - 3/10 : Sewaan Tapak Tanah
200 - 3/11 : Surat Hakmilik Tanah
200 - 4 Projek
Meliputi perkara-perkara berkenaan projek sekolah-
sekolah, kolej komuniti, matrikulasi, pembukaan
sekolah baru, permohonan kod sekolah, JKR, Arahan
perubahan kerja.
200 - 4/1 : Kementerian Pelajaran Malaysia
200 - 4/2 : Sekolah
200 - 4/3 : Kolej
200 - 4/4 : JKR
200 - 4/5 : Rancangan Malaysia
200 - 4/6 : Perancangan Pembangunan
200 - 4/7 : Pemantauan
200 - 4/8 : Rangsangan Ekonomi
200 - 5 Kemudahan
Meliputi perkara-perkara utiliti, bekalan air/elektrik/
hawa dingin/lif/penempatan.
200 - 5/1 : Bekalan Air
200 - 5/2 : Bekalan Elektrik
200 - 5/3 : Pelupusan Sampah
200 - 5/4 : Sistem Hawa Dingin
200 - 5/5 : Perkhidmatan lif
200 - 5/6 : Sistem Kumbahan
200 - 5/7 : Sistem Pencegahan Kebakaran
200 - 5/8 : RMK
BAHAGIAN 3
KOD 300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN (ASET ALIH)
Nombor dan Perkara Utama :
300 - 1 hingga 300 - 3
Aset alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan, termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Urusan permintaan / stok / harta / harta modal / inventori / perolehan / bekalan / kehilangan / hapuskira / penyelenggaraan / membaiki / pelupusan, kontrak / tender / pembelian / invois.
No. Utama : Perkara Utama
300 - 1 : Pengurusan Aset Alih
300 - 2 : Pengurusan Perolehan
300 - 3 : Pengurusan Stor
300 - 1 : Pengurusan Aset Alih
Meliputi perkara-perkara mengenai urusan
arahan, paduan, peraturan di organisasi sendiri.
300 - 1/1 : Arahan / Peraturan / Panduan
/ Pekeliling.
300 - 1/2 : Pengurusan Harta Modal dan
Inventori
300 - 1/3 :
300 - 2 : Pengurusan Perolehan
Meliputi unjuran, waran peruntukan, agihan,
mesyuarat, aktiviti.
300 - 2/1 : Bidding / Unjuran
300 - 2/2 : Waran Perolehan
300 - 2/3 : Agihan
300 - 2/4 : Penyelengaraan
300 - 2/5 : Stor
300 - 3 : Pengurusan Stor
Meliputi perkara-perkara mengenai penerimaan,
merekod, menyimpan, pengeluaran, pemeriksaan
kebersihan, pelupusan, kehilangan dan
hapuskira.
300 - 3/1 : Arahan / Peraturan / Panduan
/ Pekeliling.
300 - 3/2 : Penerimaan
300 - 3/3 : Merekod Stok
300 - 3/4 : Penyimpanan
300 - 3/5 : Pengeluaran
300 - 3/6 : Pemeriksaan
300 - 3/7 : Keselamatn dan Kebersihan
300 - 3/8 : Pelupusan
300 - 3/9 : Kehilangan dan HapusKira
BAHAGIAN 4
KOD 400 - KEWANGAN
Nombor Dan Perkara Utama :
400 - 1 hingga 400 - 3
Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan penerimaan, pengawalan dan perbelanjaan awam. Merangkumi akaun dan acara perakaunan, peruntukan, audit, tuntutan-tuntutan serta butir-butir kewangan yang lain dan tidak termasuk gaji serta perkara-perkara yang berkaitan dengan pembekalan, pesanan dan pembelian peralatan-peralatan.
No. Utama Perkara Utama
400 - 1 : Kewangan
400 - 2 : Akaun
400 - 3 : Audit
400 - 1 Kewangan
Meliputi perkara-perkara mengenai bank, cek,
bayaran, cagaran dan wang jaminan, belanjawan,
terimaan, elaun, tuntutan, pinjaman, penurunan
kuasa, taggungan/hutang yuran, jawatankuasa,
sistem perakaunan, pembangunan sistem.
400 - 1/1 : Pengurusan Kewangan Jabatan
400 - 1/2 : Pengurusan Kewangan PPD
400 - 1/3 : Pengurusan Kewangan Sekolah
400 - 2 Akaun
Meliputi perkara-perkara mengenai rekod-rekod
mengenai perakaunan, akaun sendiri, nombor kod
akaun, akaun deposit, akaun terimaan, akaun
pendahuluan/panjar wang runcit, penutupan akaun
akhir tahun, akaun awam/amanah.
400 - 2/1 : Pengurusan Akaun Jabatan
400 - 2/2 : Pengurusan Akaun PPD
400 - 2/3 : Pengurusan Akaun Sekolah
400 - 3 Audit
Meliputi mengenai perihal pengauditan, kaedah
prosedur audit.
400 - 3/1 : Pengurusan Audit Jabatan
400 - 3/2 : Pengurusan Audit PPD
400 - 3/3 : Pengurusan Audit Sekolah
BAHAGIAN 5
KOD 500 - SUMBER MANUSIA
Nombor Dan Perkara Utama :
500 - 1 hingga 500 - 14
No. Utama Perkara Utama
500 - 1 : Perkhidmatan
500 - 2 : Perjawatan
500 - 3 : Peperiksaan
500 - 4 : Pembangunan Kerjaya
500 - 5 : Naik Pangkat / Pemangkuan / Tanggung Kerja
500 - 6 : Tatatertib
500 - 7 : Perisytiharan Harta
500 - 8 : Laporan Nilaian Prestasi
500 - 9 : Panel Pembangunan Manusia
500 - 10 : Keutuhan Pengurusan
500 - 11 : Pengurniaan dan Penghargaan
500 - 12 : Kebajikan Kakitangan
500 - 13 : Kesihatan
500 - 14 : Psikologi Organisasi
500-10 Keutuhan Pengurusan
Meliputi maklumat berkaitan jawatankuasa keutuhan pengurusan arahan menteri.
500 – 10/1 : Jawatankuasa Keutuhan
500 – 10/2 : Laporan Keutuhan SPRM Pegawai dan Kakitangan
500 – 10/3 : Pelan Integriti Nasional (PIN)
500 – 10/4 : Jawatankuasa Karenah Birokrasi.
500-11 Pengurniaan dan Penghargaan
Meliputi maklumat berkaitan calon untuk pingat-pingat kurniaan dan penghargaan kepada pegawai dan kakitangan.
500 – 11/1 : Kurniaan Darjah Kebesaraan Persekutuan
500 – 11/2 : Kurniaan Darjah Kebesaran Negeri
500-12 Kebajikan Kakitangan
Meliputi maklumat berkaitan urusan derma, sumbangan, khairat kematian
500 - 12/1 : Derma
500 - 12/2 : Sumbangan
500-13 Kesihatan
Meliputi maklumat berkaitan urusan permohonan pemeriksaan kesihatan, surat pengesahan jabatan.
500 – 13/1 : Pemeriksaan Kesihatan
500-14 Psikologi Organisasi
Meliputi mesyuarat taklimat/memo/minit/maklumbalas,kursus,bengkel,seminar,laporan konyensen,pakej,temujanji sesi, pengurusan umum (pekeliling, undangan ceramah, akhbar,mohon)kes penjawat awam bermasalah
500 – 14/1 : Pengurusan Psikologi
500 – 14/2 : Kes Penjawat Awam Bermasalah
Unit Perolehan Dan Pengurusan Aset
41
ASET
Pusat Kokurikulum
42
PKK
Sektor Jaminan Kualiti
43
SJQ
Unit Pencen
44
PEN
Unit Penilaian Dan Kompetensi
45
PTK
Unit Pengantarabangsaan
46
ATBS
Unit Pemulihan
47
PEM
Unit HRMIS
48
HRMIS
PPD Ledang
49
SISTEM PENGURUSAN FAIL
Proses Pengurusan fail hendaklah mematuhi tatacara Bahagian VII di para 7.1 hingga 7.18 di Panduan Pengurusan Pejabat (PPP) mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 berkuatkuasa 30 April, 2007. Bahagian VII (Pengurusan Fail) di PPP merangkumi prosedur-prosedur :
1. Kepentingan Pengurusan Fail
2. Pengkelasan Fail
3. Pengkelasan Perkara dan Pengkodan
4. Prosedur Pengurusan
5. Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik
6. Pembangunan Sistem aplikasi Berkomputer
7. Pelupusan Fail
PELUPUSAN FAIL
Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkib Negara Malaysia. Tatacara melupuskan fail hendaklah mematuhi dan merujuk mengikut Akta Arkib Negara 2003 mengenai Jadual Pelupusan, Pemindahan, Pemeliharaan dan Penyeragaman Borang Lupus.
Hendaklah mematuhi tatacara Bahagian VIII di para 8.1 hingga 8.9 di Panduan Pengurusan Pejabat (PPP) dan PU.A 377 Akta Arkib Negara 2003 (Peraturan-Peraturan Arkib Negara – Penetapan borang-borang bagi Pelupusan Rekod Awam) 2008 berkuatkuasa 13 Oktober 2008. Sila rujuk laman web Arkib : www.arkib.gov.my.
KULIT FAIL
Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.1 menyebut menggunakan kulit fail (Am 435 – Pin 1/80) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara. Warna kulit fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail.
KERTAS MINIT
Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.6 dan 7.7 menyebut setiap fail mestilah mengandungi kertas minit ( Am 6) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara adalah penting bagi mencatat segala dan arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan.
PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL
Paduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.12 dan 7.13 menyebut perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai dan hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunciatau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.
FAIL SEMENTARA –Sampul kecil (Am 435A – Pin. 1/82)
Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.10(i)&(ii) dan 7.11 menyebut fail sementara boleh dibuka apabila surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.
Nombor rujukan fail dan tajuk fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal. Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan. Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.
SIMPAN DALAM PERHATIAN
Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.14 menyebut kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.
FAIL TIMBUL
Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.15 menyebut fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai penyelia/atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil.
PROSES PENGEDARAN FAIL
Surat untuk tindakan hendaklah diedarkan bersama-sama failnya. Disinilah harus ketua-ketua jabatan memastikan prosedur-prosedur berikut dipatuhi oleh semua kakitangan berkenaan.
BAHAGIAN 6
KOD 600 – PENGURUSAN KURIKULUM
Nombor Dan Perkara Utama :
600 -1 hingga 600 – 10
Meliputi perkara-perkara Pengajaran dan Pembelajaran berkaitan dengan subjek-subjek matapelajaran Prasekolah / Sekolah Rendah / Sekolah Menengah dan perkara-perkara yang berkaitan dengan aktiviti / laporan / gerak kerja / peperiksaan sekolah / jadual waktu / sumber pendidikan.
No. Utama Perkara Utama
600 – 1 : Prasekolah
600 – 2 : Sekolah Rendah
600 – 3 : Sekolah Menengah
600 – 4 : Pendidikan Khas
600 – 5 : Pusat Sumber
600 – 6 : Peperiksaan
600 – 7 : Jadual Waktu
600 – 8 : Pemulihan
600 – 9 : Laporan
600 – 10 : Program Khas
600 -1 Prasekolah
Meliputi mengenai maklumat pengurusan prasekolah, sukatan pelajaran, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran prasekolah
600 – 1/1 : Pekeliling
600 – 1/2 : Pengurusan Prasekolah
600 – 1/3 : Tunjang Komunikasi
600 – 1/4 : Tunjang Kerohanian, sikap dan moral
600 – 1/5 : Tunjang ketrampilan diri
600 – 1/6 : Tunjang Perkembangan Fizikal dan Estetika
600 – 1/7 : Tunjang Sains dan Teknologi
600 – 1/8 : Tunjang Kemanusiaan
600 – 2 Sekolah Rendah
Meliputi mengenai maklumat pengurusan sekolah rendah, sukatan pelajaran, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran di sekolah rendah.
600 – 2/1 : Pekeliling
600 – 2/2 : Pengurusan Sekolah Rendah
600 – 2/3 : Bidang Bahasa
600 – 2/4 : Bidang Sains
600 – 2/5 : Bidang Matematik
600 – 2/6 : Bidang Sains Sosial
600 – 2/7 : Bidang Teknologi / Vokasional
600 – 2/8 : Bidang Teknologi Maklumat
600 – 3 Sekolah Menengah
Meliputi mengani maklumat pengurusan sekolah menengah, sukatan pelajaran, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran di sekolah menengah.
600 – 3/1 : Pekeliling
600 – 3/2 : Pengurusan Sekolah Menengah
600 – 3/3 : Bidang Bahasa
600 – 3/4 : Bidang Sains
600 – 3/5 : Bidang Matematik
600 – 3/6 : Bidang Sains Sosial
600 – 3/7 : Bidang Teknologi / Vokasional
600 – 3/8 : Bidang Teknologi Maklumat
600-4 Pendidikan Khas
Meliputi mengenai maklumat pengurusan Pendidikan Khas, sukatan pelajarn, huraian sukatan pelajaran, panatia dan aktiviti pengajaran pembelajaran pendidikan khas atau di sekolah aliran berkenaan.
600-4/1 : Pekeliling
600-4/2 : Pengurusan pendidikan Khas
600-4/3 : Bidang Bahasa
600-4/4 : Bidang Sains
600-4/5 : Bidang Matematik
600- 4/6: Bidang Sains Sosial
600- 4/7: Bidang Teknologi / vokasional
600- 4/8: Bidang Teknologi Maklumat
600- 4/9: Bidang Khas
600-5 Pusat Sumber
Meliputi mengenai maklumat berkaitan pengurusan pusat sumber.
600-5/1: pekeliling
600-5/2: Pengurusan Pusat Sumber
600-6 Peperiksaan
Meliputi mengenai maklumat berkaitan peperiksaan.
600-6/1 : Pekeliling
600-6/2 : Pengurusan Peperiksaan
600-6/3 : Peperiksaan UPSR
600-6/4 : Peperiksaan PMR
600-6/5 : Peperiksaan SPM
600-6/6 : Peperiksaan STPM
600-6/7 : Peperiksaan STAM
600-6/8 : Peperiksaan Muet
600-6/9 : Peperiksaan Luar Negeri
600-6/10: Data Peperiksaan
600- 6/11: Pemantauan Peperiksaan
600-7 Jadual Waktu
Meliputi mengenai maklumat berkaitan pengurusan jadual waktu
600-7/1 : Pekeliling
600-7/2 : Jadual Waktu kelas
600- 7/3 : Jadual Waktu Guru
600-8 Pemulihan
Meliputi mengenai maklumat berkaitan pengurusan pemulihan.
600- 8/1 : pekeliling
600- 8/2 : Pengurusan Pemulihan
600-9 Laporan
Meliputi mengenai laporan berkaitan dengan kurikulum.
600-9/1 : Pemantauan /Penyeliaan
600-10 Program Khas
Meliputi mengenai maklumat berkaitan program khas yang berkaitan dengan kurikulum.
600-10/1 : Arahan/Panduan/Peraturan
600-10/2 : Pengurusan Program Khas
Unit perolehan dan pengurusan aset
PENYERAGAMAN PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN FAIL BAGI KESELURUHAN PENTADBIRAN DI BAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI JOHOR
1. Nombor rujukan fail yang telah wujud hendaklah ditukarkan kepada pengkelasan perkara dan pengkodan nombor di dalam senarai yang telah ditetapkan seperti dilampirkan.
2. Nama - nama tajuk fail adalah mengikut kesesuaian pengkelasan perkara dan pengkodan nombor yang hendaklah dirujuk oleh pembuka fail.
3. Pengkelasan fail dikategorikan kepada fail Urusan Am ( house keeping files) dan fail Urusan Fungsian ( functional files). Fail terperingkat dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.
4. Pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.
5. kaedah menulis nombor fail adalah seperti berikut:
6. Kod Sektor/ Unit di JPNJ boleh menggunakan nama ringkas Sektor / Unit seperti yang telah ditetapkan seperti senarai di bawah. Bagi di PPD, pewujudan nama ringkas unit-unit mengikut ketetapan pihak pengurusan PPD.
SISTEM FAIL KHB
FAIL 1
1.1 STRUKTUR ORGANISASI
1.2 BIODATA & MAKLUMAT GURU
1.3 JADUAL GURU PANITIA
1.4 JADUAL PENGGUNAAN MAKMAL
1.5 SENARAI BUKU TEKS & BUKU RUJUKAN, BBM DAN ABM
FAIL 2
2.1 TAKWIM SEKOLAH
2.2 RANCANGAN PENGAJARAN TAHUNAN
2.3 SUKATAN PELAJARAN
2.4 SURAT PEKELILING
FAIL 3
3.1 MINIT MESYUARAT PANITIA
3.2 LAPORAN PERJUMPAAN
3.3 KURSUS
3.4 PENCERAPAN GURU
FAIL 4
4.1 PEPERIKSAAN UMUM
4.2 UJIAN & PEPERIKSAAN SEKOLAH
4.3 ANALISIS KEPUTUSAN
4.4 KERTAS SOALAN
4.5 KERJA KURSUS
sistem fail khb
1.1 STRUKTUR ORGANISASI
1.2 BIODATA & MAKLUMAT GURU
1.3 JADUAL GURU PANITIA
1.4 JADUAL PENGGUNAAN MAKMAL
1.5 SENARAI BUKU TEKS & BUKU RUJUKAN, BBM DAN ABM
FAIL 2
2,1 TAKWIM SEKOLAH
2.2 RANCANGAN PENGAJARAN TAHUNAN
2.3 SUKATAN PELAJARAN
2.4 SURAT PEKELILING
FAIL 3
3.1 MINIT MESYUARAT PANITIA
3.2 LAPORAN PERJUMPAAN
3.3 KURSUS
3.4 PENCERAPAN GURU
FAIL 4
4.1 PEPERIKSAAN UMUM
4.2 UJIAN & PEPERIKSAAN SEKOLAH
4.3 ANALISIS KEPUTUSAN
4.4 KERTAS SOALAN
4.5 KERJA KURSUS
1.2 BIODATA & MAKLUMAT GURU
1.3 JADUAL GURU PANITIA
1.4 JADUAL PENGGUNAAN MAKMAL
1.5 SENARAI BUKU TEKS & BUKU RUJUKAN, BBM DAN ABM
FAIL 2
2,1 TAKWIM SEKOLAH
2.2 RANCANGAN PENGAJARAN TAHUNAN
2.3 SUKATAN PELAJARAN
2.4 SURAT PEKELILING
FAIL 3
3.1 MINIT MESYUARAT PANITIA
3.2 LAPORAN PERJUMPAAN
3.3 KURSUS
3.4 PENCERAPAN GURU
FAIL 4
4.1 PEPERIKSAAN UMUM
4.2 UJIAN & PEPERIKSAAN SEKOLAH
4.3 ANALISIS KEPUTUSAN
4.4 KERTAS SOALAN
4.5 KERJA KURSUS
Wednesday, February 2, 2011
Subscribe to:
Posts (Atom)